3DEXPERIENCE Platform Document Management
3DEXPERIENCE
3DEXPERIENCE Platform adalah Business Platform dimana semua aspek proses disimpan dan diatur sehingga semua pemangku kepentingan dapat mengakses informasi dimana pun kapan pun. Salah satu fungsi spesifik yang cukup penting dalam aspek data management dalam 3DEXPERIENCE Platform adalah Document Management. Document Management ini cukup penting karena pekerjaan sehari-hari kita tidak lepas dari dokumen seperti laporan, presentasi, dan dokumentasi semuanya dituangkan dalam dokumen. Dan dokumen tersebut mungkin sebagian akan disimpan dan sebagian lain akan dibagikan kepada pihak tertentu untuk berbagai keperluan. Fungsi terbesar dari 3DEXPERIENCE Platform dalam hal Document Management adalah melakukan proses digitalisasi pada dokumen dan proses-proses yang ada di dalamanya seperti misalnya Document Approval. Proses atau fase dokumen ini diubah oleh 3DEXPERIENCE Platform menjadi digital sehingga setiap orang dapat mengatur, mengedit, dan mengontrol akses beserta revisi dokumen untuk dihubungkan dengan data lain (drawing, BOM, dsb.) yang akan memperkaya informasi data tersebut.
Document Mangement memiliki posisi penting dalam memelihara kualitas dokumen terutama apabila berhubungan dengan sejarah revisi dan control akses. Beberapa tantangan yang bisa kita perhitungkan dalam implementasi Document Management ini yaitu:
• Managemen kontrol dan kualitas dokumen
• Data lokasi penyimpanan
• perubahan dokumen yang tidak konsisten
• Keterlambatan dalam penyelesaian dokumentasi yang menyebabkan keterlambatan time-to-market untuk produk
• Meningkatnya pengerjaan ulang dan masalah kualitas akibat dari dokumentasi yang tidak aktual
Peran 3DEXPERIENCE Platform dalam Document Management ini yaitu dapat memelihara kualitas dokumen dan sebagai tempat untuk berkolaborasi dan berkomunikasi untuk semua departemen yang membutuhkan dokumen tersebut. Dengan kemampuan yang ada dalam 3DEXPERIENCE Platform ini, pengguna dapat melakukan management data yang lebih formal seperti lifecycle control, revisi, kontrol akses, pengelompokan dokumen, dan tagging. Fungsi-fungsi tersebut akan memberikan manfaat tambahan untuk pengguna yang banyak menggunakan dokumen seperti marketing, finance, engineering, production, dan procurement.
3DEXPERIENCE Platform Document Management merupakan widget atau fungsi terbaru yang didedikasikan untuk mengolah dan mengatur dokumen repositori yang sudah termasuk di dalam role Collaborative Industry Innovator. Fungsi lain dari role ini yang dapat dikombinasikan yaitu Task Management untuk route approval, Issue Management untuk dokumentasi issue, dan Change Action untuk managemen revisi. Document Management ini pada dasarnya adalah membuat proses managemen dokumen dengan dasar yang kokoh dan konsisten untuk mendorong efisiensi dan memenuhi standar dalam koordinasinya yang mengikutsertakan fungsi bisnis. Nilai utama dari Document Management ini yaitu:
• Akses dokumen yang sangat cepat
• Memelihara properti dokumen dan lifecycle
• Menghubungkan dokumen dengan proses revisi
• Memanfaatkan proses revisi yang konsisten untuk aktualisasi dokumen
Dengan memelihara hubungan dokumen dengan dokumen atau dengan data lain, kita akan dapat memetakan dengan cepat dan mudah menggunakan fitur ini seperti melihat hubungan antar dokumen, Task, Engineering Item, Issue, Change Action, Attachment, Bookmark Location, dan Design Ascociation. Isi dari dokumen seperti format PDF akan dengan mudah dilihat menggunakan 3DPlay yang dipadukan dengan fungsi Maturity Changes memungkinkan pengguna mengecek dokumen dan melakukan approval dengan cepat.
Writer by Irfan
